لمحة التاريخية عن المنظمات او الجمعيات غير الحكومية الجزء الثاني

المنظمات او الجمعيات :-

هناك عدة تعاريف لهذه الهيئات و لكن بشكل عام نستطيع ان نلخصها كالاتي:-

تعريف -1- / عبارة عن مجموعة ( مجموعات) من الافراد يتفقون على تخصيص هدف ( اهداف ) من اجل المصلحة العامة بنظام عمل متفق عليه .

تعريف -2- /

الغرض من المنظمات او الجمعيات الغير حكومية او مؤسسات المجتمع المدني

هناك غرض واحد ومهم لهذه المؤسسات وحتى بالامكان ان نقدر دورها على اساس هذا الغرض وهو :ان هذه المؤسسات قد تولدت من اجل خلق او احداث تغيير ( تغييرات) في الواقع الاقتصادي و الاجتماعي للمجتمع ( المجتمعات ) و الكل حسب نظام العمل الخاص به.

نظام العمل :-

نظام عمل المؤسسات مهم جداً لتحقيق الاهداف ( التغييرات ) . واي نظام يجب ان يحترم خصوصية المؤسسات على اساس خصوصية المجتمع و لكن ليس على حساب ( المقاييس – الثوابت – المبادئ) المقتبسة من تعريف او غرض وجود هذه المؤسسات ,ومنها المقاييس :-

1- التخطيطية .

2- البشرية .

3- التنفيذية .

4- المالية.

5- مقاييس المتابعة و التقييم .

التخطيط :-

متى كانت اخرمرة خططت فيها ؟

فكر في الامر هل كان قبل اسبوع او شهر او سنة !؟
من الممكن انك لم تخطط ابداً معتقداً ان هذا عمل الاخرين وليس مسؤوليتك!!

في الحقيقة , اخر مرة خططت فيها كانت قبل لحظات عندما عندما خططت داخل تفكيرك بان تحضر هذه المحاضرات ,عندما قررت ماذا تحتاج للحضور من اوراق وقلم وكرسي تجلس عليه مع استعداد نفسي لكي تركز على المحاضرات بحيث توصل لزملائك من انت وماذا تفعل مؤسستك وما الذي ستعمل بصدده اخذاً بنظرالاعتبار اية مقاطعة لسلسلة افكارك في حالة تواجدها , كل هذا من اجل ان تنهي وبشكل صحيح تواجدك وحضورك في الدورة .

هذا هو التخطيط .....

كلنا نفعل نفس الشيء في كثير من الاحيان , لان حياة الانسان و عمله بدون ذلك يصبح مستحيلاً , و في بعض الاحيان نخطط لاشهر او سنوات و هناك حالات نخطط فيها على مستوى يوم او ساعات , وهناك حالات نكون مقتنعين بان ليس لنا الحاجة بان نخطط او ان بعض التغييرات المفاجأة في ظروف الانسان تجعلنا نعيد النظر في كون التخطيط ليس ضرورياً.

هناك خطط ادت الى تغييرات كبيرة و كثيرة في حياتنا او حياة اعضاء عائلتنا و لكن هذه التغييرات لم تكن كلها مرجوة او بالعكس . ان كثرة التشابك و التعقيدات في نشاطاتنا تجعلنا نخطط اكثر و اكثر دقة في سبيل تحقيق اهدافنا , لذلك فان عمل التخطيط دائماً يقع على عاتق القيادات او المدراء او المسؤولين,و كلما ازدات مسؤلياتك كلما احتجت الى وقت اكثر و مسافة اطول للرؤى .

كلنا سمعنا او شاركنا بتشخيص سبب المشاكل التي نواجهها يومياً وفي معظمها اشرنا الى عدم التخطيط ( إلقاء اللوم على ....) مثل ] كان المؤتمر فاشلاً , ميزانية المشروع لاتكفي للانجاز , لا نستطيع ان نحصل على التمويل اللازم , او هناك هدر في المصادر في عمل كذا اوفي مكان كذا ............. الخ[ .

ان الهدف من هذه المحاضرات هو:-

- ان تقدم للحاضرين الادوات اللازمة لعملية التخطيط الستراتيجي .

- ان نجعل من الحاضرين ان يدركوا ان التخطيط ليس عملية حسابية بحتة في كل سياقته.

- لكي نقدم للحاضرين الصعوبات التي تواجهنا في عملية التخطيط من الحساسيات المفروضة علينا.

الغرض و التخطيط:-

ان التخطيط له علاقة مباشرة بالغرض ( الاغراض) , فنحن نخطط لشيء ما لذلك يتحتم علينا ان نفهم مراحل التخطيط وان نفرق بين مستوياتها وغرض كل مستوى.

الانسان بطبيعته يستخدم عبارات و مصطلحات مختلفة لكي يعبر عما في داخله من التساؤلات منها ( ماذا نريد ان نحقق ؟ اهدافنا ؟ قيمنا ؟ رسالتنا ؟ رؤيتنا ؟غرضنا؟.

بالنسبة للمؤسسات التي عندها رؤى واضحة هذه فهذه التساؤلات تُنظم بخطوات تسلسلية مبنية على المنطق كما موضح في الشكل التالي:-

الشكل الهرمي للاغراض في المؤسسات

قبل ان نبدأ بالخوض بالتفاصيل , اجد من الضروري ان اوضح ان هذه المصطلحات لم يتفق عيها من قبل جميع المؤسسات او القيادات الناشطة اي هناك دائماً تساؤلات حول التسميات بالاضافة الى مستويات التخطيط قابلة للنقاش كمثال على ذلك فيمكن ان يكون عقد مؤتمر لدى مؤسسة ما نشاطاً انياً ولكن قد يكون عقد المؤتمر لدى مؤسسة اخرى هدف طويل الامد . فنرجع ونؤكد ان الزمن وطبيعة المؤسسة كفيل بتبرير النشاطات و الاهداف ولكن لكي نبرر ونحلل بشكل منطقي بناء هذه التسميات و الاختلافات نلاحظ الشكل التالي لكي يساعدنا في عملية التحليل :-

شكل يوضح مستويات التخطيط

كلا الشكلين السابقين يتوافقان مع بعض ,حيث نلاحظ ان هناك تداخلات في مستويات التخطيط لذا نجد ان المصطلحات و الاغراض ليس ثابتة في كل الاوقات او في كل الاغراض .

تنمية الستراتيجيات:-

ان مصطلح " ستراتيجي " يعتبر مصطلح فوقي ومتغير او متقلب مع مصطلح التخطيط , ولكن الستراتيجية بشكل عام شيء واسع و لايتضمن تفاصيل كما في التخطيط .

تعرف الستراتيجية على انها مسار عام وتساعد المؤسسات لصياغة الاهداف المناسبة للتخطيط عليها بالاضافة الى المنهجية في التعرف عليها .

ان تنمية وصيانة الستراتيجيات تساعد في وضع اطر للتخطيط , فهنالك اربعة عوامل رئيسية من المفروض ان تنبثق منها الستراتيجيات هي :-

- البيئة المتاحة : ماذا باستطاعة المؤسسة ان تقدم ؟

- الكفاءة و المصادر :مذا باستطاعة المؤسسة ان تقدم ؟

- المصالح و الرغبات : ماذا تريد المؤسسة ان تعمل ؟

- المسؤولية : ما المفروض ان تعمله المؤسسة ؟

بشكل تقليدي الستراتيجيات لدى المؤسسات ( الجمعيات او المنظمات ) في الاطر الاجتماعية و الاقتصادية مرهونة بتقديم الخدمات و الاعتماد على الذات في الحملات , و لكن الستراتيجيات يمكن او من المفروض ان تضم مفاهيم اخرى تتعلق بالمميزات و استدامة المنظمات او الجمعيات مثل اسلوب العمل وكيفية ترسيخ المصادر و الموارد المطلوبة .

في بعض الاحيان لن تعطى الاولوية الى الستراتيجيات حيث نلاحظ ان النشاطات تولى اهمية اكبر في فترة ما , وهذا وارد في الجمعيات او المنظمات حديثة العهد وليس في المؤسسات البالغة العهد , وفي هذه الحالة ام ان تكون الستراتيجيات ضمنية او تكون المؤسسة ليست على علم الى اين تتجه وفي كلتا الحالتين يعتبر وضع المؤسسة في خطر لان هذه الامور تفسر على ان المؤسسة ليست لديها اي نوع من التنسيق او ان هناك حلقات ضائعة بين النتائج و السبل . وتكمن المشكلة هنا في ان اغالبية المؤسسات لاتدرك هذه الخطورة في الحالات الاعتيادية ( عند التوسع و النجاح ) ولكن في الحالات الحرجة تضطر المؤسسة ان تاخذ قرارات ليست في صالحها وكل ذلك بسبب عدم وجود ستراتيجيات وخطط متكاملة ومدروسة .

في المؤسسات القوية هنالك مراجعة وتطوير للستراتيجيات تاخذ على محمل الجد لذا نجد مستوى التواصل بين اعضاء و كوادرهذه المؤسسات في اعلى مراتبه , كما نجد ان مراجعة وتطوير الستراتيجيات تنعكس دائماً في عمل المؤسسة من خلال النقاشات و الدراسات وحتى في المؤسسات الصغيرة نجد هذه الامور بصورة ابسط ولكن بنفس السياق.

خطة العمل :-

يكمن جوهر خطة العمل في اعداد العائدات و الصرفيات خلال (2-3) سنوات القادمة وبهذه الطريقة نستطيع ان نستعلم عن كيفية تطابق التزاماتنا مع مصادرنا ( مواردنا) اي بمعنى اخر تطابق القدرة و النية.

خطة العمل عبارة عن ترجمة لتنفيذ الستراتيجيات ولهذا السبب نرى ان الكثير من المؤسسات التمويلية او المانحة تطلب خطة للعمل قبل البدء بمناقشة تفاصيل التمويل بمعنى اخر فان خطة العمل عبارة عن مسار فكري للستراتيجيات الضمنية المحتملة . اي ان خطة العمل تحول المبادئ و الثوابت الستراتيجية الى كميات معدة محسوسة بالنشاطات و الكوادر و الموارد.

تخطيط العمليات :-

عبارة عن مهام واستهداف – من يعمل ماذا ؟ اين ؟ كيف ؟- كميات , مقاسات , خطوات , سقوف زمنية , صرفيات , فهي عبارة عن تحقيق اشياء خلال فترة محددة من الزمن ويمكن ان تتلخص في مشاريع محددة ( تحصيل تمويل , اعداد ميزانيات , توفير خدمة او خدمات ... الخ ).

يعتبر تخطيط العمليات اخر مراحل التخطيط توضع التفاصيل الدقيقة قبل البدء بالتنفيذ - اي عبارة عن تطبيقات عملية و مقاسة - فبدون تخطيط عمليات لا يحصل اي شيء من الستراتيجيات وخطة العمل وبدون تخطيط عمليات ناجح لانحصل على نتائج ناجحة.

لكن المؤسسة التي انتمي اليها ليست كذلك !!!

ان المفاهيم و المعطيات السابقة تشعرك بالاحباط او بصعوبة ناتجة من التحليل , ان ما اخذناه لحد الان لا يمكن ان يتطابق مع الواقع فهو مجرد نظريات و مثاليات ... الخ مما يخلف لديك حالة من التساؤلات ( يا ليت لو كان لدينا خطط ستراتيجية ؟ او خططنا الحالية ليست بالمستوى المطلوب .. الخ من التساؤلات ) ولكن هذه التساؤلات تاخذنا ابعد من ذلك الى مدى يشعرنا بالعجز وعدم الكفاءة بحيث يخلق جو من الركود الذي لايساعدنا كثيراً في التقدم , هذه المشاعر و الحالات تعتبر طبيعية لدى المؤسسات و لايجب ان تؤخذ ابعد من ذلك بل يجب استغلالها بطريقة بنَاءة من اجل استثمار هذه الافكار و المشاعر باتجاه البدء بالتخطيط للمستقبل ونبذ الماضي اي بدء عملية التحول.

عند التحول هناك ثلاث نقاط رئيسية ومهمة يجب ان تؤخذ بنظر الاعتبار :-

- الاولى :هناك مؤسسات تعيش في حالة تكتلات عميقة يصعب جمعها معاً على اساس مسار واحد.

- الثانية : ستراتيجيات وخطط غير صالحة او غير مواكبة للتغيرات , تزول حال اعدادها و لا تستمر.

- الثالثة : لا تتوقع او تنتظر احداً اخر من خارج الهيئة المسؤولة عن المؤسسة عنده المقدرة على ان يملي عليك الحلول ويضع المؤسسة على مسار واضح.

عمليات التخطيط :-

عند التخطيط ( تخطيط العمليات ) هنالك دائماً ثلاث عناصر رئيسية يجب ان تؤخذ بنظر الاعتبار :-

1- الاهداف الجزئية و المستهدفين .

2- تحديد النشاطات لتحقيق الاهداف الجزئية المرسومة .

3- المصادر المطلوبة لتنفيذ النشاطات

عند اعداد الاهداف الجزئية يجب ان تسأل هل ان الهدف محدد , قابل للقياس , قابل للتحقيق , واقعي , محدد بسقف زمني ؟ , اما بالنسبة للنشاطات فهي مهمة في تحديد المصادر المطلوبة لتحقيق الهدف الجزئي.

عند قيامك بالتخطيط حاول ان تستفيد من الشكل التالي :-

نستخلص من ذلك ان عملية التخطيط هي عبارة عن تصميم عدة مجموعات من الافعال في عدة مسارات و اتجاهات لانجازها ومن ثم مقارتنها مع بعضها للتأكد من انها تخدم نفس الغرض ( الهدف الجزئي ).

عند التصميم و المقارنة نحتاج الى جمع معلومات وتقييم الاحتمالات و ردود الافعال و العواقب اضافة الى :-

اولاً- دراسة الوضع ( البيئة ): لكي لا نقع في خطأ تصميمي يجب ان لا نصمم بمعزل عن الواقع المفروض , و يجب ان نسأل الاخرين و نستشير العدد اللازم من العناصر عند عملية التصميم , بمعنى اخر لا بد ان نضع الوضع البيئي في اطار التصميم .

ثانياً- الالتزام بالعمليات المصممة: غالباً ما تظهر هذه المشكلة ولم تأخذ بالحسبان لذلك نجد ان التخطيط جيد ولكن النتائج ليست كما مرجوة.

الشكل ادناه يوضح المفاهيم المختلفة و الضرورية عند القيام بالتخطيط :